3 životne lekcije sa sajma kongresnog turizma

“Ne znam da li je to do tebe, jer uvek tako zabavno i energično pričaš, ili je stvarno događaj bio zanimljiv”, upitno je konstatovala moja drugarica kada sam joj po povratku u Beograd prepričavala dogodovštine sa Convente.

“Znaš da pripalim Insta Story samo u prilikama koje bi bile interesantne svima. A tih dana sam baš bila aktivna. Bar za moje pojmove”, namignula sam joj.

[unutrašnji glas čitaoca: Kakav je to događaj zbog koga se Alex aktivira na društvenim mrežama?]

Za one koji su te Insta priče propustili ovo je rekapitulacija, a za one koji su ispratili – dodatno pojašnjenje.

Listi najzanimljivijih mesta gde me je blog odveo nedavno sam dodala i sajam kongresnog turizma u Ljubljani. Dakle, glavna junakinja ove priče zove se Conventa, devetogodišnja predstavnica Nove Evrope.

To je međunarodna kongresna berza na kojoj zemlje jugoistočne Evrope (exYU, Češka, Slovačka, Mađarska, Austrija…) predstavljaju destinacije i hotele zainteresovanima za organizaciju različitih poslovnih skupova. Događaj traje dva dana i sastanci koje prethodno zakazuju potencijalni kupci traju maksimum 20 minuta.

Konkretno ove godine, na 9. izdanju Convente, bilo je 149 izlagača iz 15 zemalja i 171 potencijalnih kupaca iz 35 država. Kako su organizatori izračunali još pre početka događaja bilo je zakazano 3.136 sastanaka 1 na 1.

[unutrašnji glas čitaoca: Čekaj, čekaj kako sve to izgleda?]

Centralno zbivanje je u velikoj sajamskoj hali Privrednog centra (Gospodarsko razstavišče) dva dana od 10 do 17h. Kongresni biroi, turističke organizacije, hoteli, wellness centri… imaju svoje štandove, odnosno stolove za sastanke i prezentacije. U sali ispred, koja je više namenjena za neformalno druženje, svoju ponudu predstavljaju ketering servisi, transport službe i srodne delatnosti čije usluge koriste kongresni skupovi. U manjim salama na spratu održavaju se edukativna predavanja i radionice.

Žao mi je što nemam vlog kojim bih vam upečatljivije približila ceo događaj.

Počela sam da snimam, ali tih dana je toliko bilo hladno u Ljubljani da u najzanimljivijim momentima ni pingvini ne bi mogli da valjano drže kameru. Odustala sam od te ideje kada sam shvatila da bi video bio “krnj”.

[unutrašnji glas čitaoca: Otkud ti uopšte tamo?]

Narodski rečeno ni na kraj pameti mi nije bilo da bih mogla da se nađem na jednom ovakvom skupu, no organizatori su me pozvali da budem njihov gost (hvala na preporuci, Jovana). Ne samo da se nisam pokajala što sam se odazvala, već je to bilo fenomenalno iskustvo. Počev od prvog mejla sa detaljnim informacijama o apsolutno svakom aspektu ove posete, pa do ispraćaja na aerodromu – sve je bilo izuzetno organizovano.

Prestonica Slovenije me je sada oduševila na nov način. (videti pod: 48 sati Ljubljana i Kako je Ljubljana uspela da “prodiše”)

[unutrašnji glas čitaoca: Kažeš da si nešto novo naučila tamo. Pa podeli to sa nama!]

Mada se ne bavim kongresnim turizmom, a u organizaciji poslovnih skupova učestvujem samo idejno i savetodavno, gotovo na svakom koraku sam imala nešto novo da saznam i naučim.

Da se iskupim za izostanak vloga potrudila sam se da najupečatljivije momente sa Convente uobličim u 3 životne lekcije.

1. Stimulišite iskustvo

Definitivno, reč koju sam najviše puta čula u razgovoru sa učesnicima je “incentive”. U srpskom jeziku ima tako divnih prevoda: impuls, inicijativa, podstrek, podsticaj, stimulacija, izazivajući…

Dodajte toj reči “travel” i shvatićete zašto je toliko popularan u igri velikog kapitala (+ zdravog biznisa).

Ako vas baš mrzi da pretražujete “incentive travel” izdvojiću samo jednu od primarnih definicija: Upravljački alat koji u osnovi podrazumeva nezaboravna i zabavna putovanja plaćena od strane poslodavca, s osnovnim ciljem podsticanja zaposlenih da postignu izazovne poslovne ciljeve kompanije ostvarivanjem ličnih ili grupnih ciljeva.

Ogolimo li malo ovo ostaje nam bolji doživlja za bolje performanse.

Organizatori Convente su se na svakom koraku trudili (i uspevali) da naizgled sitnim gestovima kreiraju sveukupno nezaboravno iskustvo: poklonom dobrodošlice sa specijalnom porukom za svakog gosta, organizovanim obilaskom Ljubljane, angažovanjem kuvara koji su naočigled svih pripremali ukusna jela…

Prijatnom izložbenom prostoru poseban šmek je dao intimno postavljen set u čijem centralnom delu je bila improvizovana logorska vatra, a oko nje drvene klupe i plastovi sena sa ćebićima preko, namenjeni za sedenje. Tu je bio Experts’ Campfire u kome su 20-minutne prezentacije držali eksperti iz oblasti organizacije događaja. Da, mogli su da sve zainteresovane smeste u klasičnu salu za sastanke ili „učionicu“, ali ovako je bilo mnogo prijatnije i neposrednije.

2. More contacts – more contracts

Namerno sam ovo napisala na engleskom. Upečatljivije zvuči nego kada se prevede na srpski (više kontakata – više ugovora).

Upoznavanje ljudi i sticanje novih kontakata najvredniji je segment poslovnih skupova. Pratećim događajima organizatori Convente su podstakli da učesnici imaju priliku da se u neformalnoj atmosferi sretnu i proćaskaju. Pre početka sajma bio je upriličen gala večernji prijem u velikoj dvorani Grand hotela Union, a zatim naredne večeri dodela nagrada i večera u Cankarjevom domu.

Jednako neformalna atmosfera kao na tim skupovima bila je za vreme radnih ručkova. Svi su bili nasmejani, pristupačni i raspoloženi za ćaskanje. Oni iskusniji znali su da je upravo to mesto gde se ostvaruju najbolji kontakti, a oni mlađi su načuli da je tako i želeli su da to potvrde u praksi.

 

Dok smo pijuckale čaj jedna devojka mi se pohvalila da je na pauzi za cigaretu nekoliko godina unapred dogovorila veliki kongres koji je duuugo čekala. Bilo je još nekoliko vrlo zanimljivih primera, ali da ne ofiram baš sve priče iza kulisa.

3. Prazan papir je početak svakog rešenja

Sajam je imao i svoj edukativni deo, u okviru koga je bilo nekoliko vrlo zanimljivih radionica i predavanja. Već sami njihovi naslovi zvučali su primamljivo i što je najbolje – opravdali su moja visoka očekivanja.

Zapravo, Event StoryBoard Canvas Workshop koju je vodio Holanđanin Martijn Timmermans (suosnivač i kreativni direktor The Red Line Project) jedna je od tri najkorisnije radionice kojima sam ikada prisustvovala. IKADA. A bilo ih je mnogo, verujte mi.

Martijn je sa učesnicima podelio iskustvo organizacije vrlo zahtevnog TEDxBinnenhof događaja pod pokroviteljstvom holandske kraljevske porodice. Čitav proces predstavio je na jednom crtežu, a tokom radionice je i nas usmeravao da ideje beležimo na papiru.

“Ako ljudima date prazno parče papira, oni će automatski početi da kreiraju. Automatski će biti kreativniji. Aplikacije odvlače pažnju i ljudi razmišljaju kako da ih koriste. Parče papira svi znaju da upotrebe”, rekao je Martijn.

Od tog trenutka zaista sam počela sam intenzivnije da ovo primenjujem u svakodnevnom životu i znate šta? Što bi rekli u reklami “izgleda šašavo, ali…” RADI. I ne, ako mene pitate čak ni prazan Word dokument nije isto što i parče papira. Rekoh ja, digital addict.

Centralna tema događaja koji nam je Martijn predstavio bila je Da mogu da uradim jednu stvar kojom bih svet načinio boljim mestom, šta bi to bilo? Na prvi pogled i samo pitanje zvuči kao preveliki zalogaj, međutim, kada mislite da je sve moguće – to je dobra podloga da stvorite nešto neverovatno i inovativno. Baš tako treba da se odnosite i prema svojim idejama koje zapisujete na papir, podsetio nas je Martijn.

I mislim da od ove nema bolje poruke kojom bih mogla da stavim pečat na ovaj tekst: uzmite beli papir i zamislite da je sve moguće.

__

fotografije: Tina Ramujkić

Total
0
Shares

Nemoguće je da nemaš komentar?!

You May Also Like